Administratör med fokus på utveckling och samordning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stockholm blomstrar som landets främsta tillväxtregion. Vi arbetar för en arbetsmarknad där alla kan hitta sin plats – där arbetsgivare hittar rätt kompetens och där människor får en möjlighet att komma in eller återvända till arbetslivet. Vi stödjer stockholmarnas resa mot arbete eller studier genom arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildningen.

Välkommen till oss

Komvux Södermalm växer och antalet elever har ökat kraftigt. Vi är en del av Stockholms stads komvuxverksamhet och här finns fyra stycken skolenheter som erbjuder sfi, grundläggande och gymnasial vuxenutbildning. Nu tar vi nästa steg i utvecklingen där vi jobbar mot en mer gemensam elevadministration med tydligare rutiner, smartare digitala arbetssätt och ett närmare samarbete med skolans rektorer och dess pedagogiska verksamheter.

Vi söker därför en administratör som inte bara vill sköta administrationen väl, utan som också vill vara med och forma den tillsammans med fem andra kollegor. Du ser möjligheter där andra ser hinder, tar initiativ och får kollegorna med dig.

Vi erbjuder

Vi är en verksamhet i utveckling och förändring där kompetens och samarbete är grunden för vår arbetsglädje. Vi erbjuder en möjlighet att få vara med och utveckla en verksamhet i tillväxt.

På denna sida kan du läsa mer om vilka förmåner du har som medarbetare i Stockholm Stad: https://jobba.stockholm/formaner

Din roll

Som administratör är du en del av elevadministrationen och ett viktigt stöd för både elever, lärare och skolledning. Du drivs av att ge service och information till elever, lärare och kollegor via mejl, chatt, telefon och expedition samt hanterar elevregister, kallelser, närvarorapportering och betygshantering enligt gällande styrdokument.

Vid sidan av den dagliga administrationen driver du tillsammans med dina kollegor utvecklingen av hur vi arbetar. Du ser helheten, hittar förbättringar och omsätter dem i praktiken – gärna med hjälp av digitala verktyg. Du tar gärna initiativ och bidrar till att hela gruppen hittar och utvecklar gemensamma och hållbara arbetssätt.

Arbetsuppgifter

• Elev- och kursadministration för sfi, grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, inför, under och efter studier.

• Service och information till elever via expedition, mejl, chatt och telefon.

• Självständigt initiera, driva och samordna olika utvecklingsfrågor inom elevadministrationen, från idé till införande och uppföljning.

• Identifiera flaskhalsar och utmaningar och självständigt ta fram förbättringsförslag och förankra dessa hos dina kollegor.

• Identifiera och införa nya digitala verktyg och arbetssätt, och stötta kollegor i att använda dem.

• Hantera personuppgifter enligt GDPR samt arbeta med arkivering och diarieföring.

• Ta fram korrekta underlag inför månadsberäkningar och statistik till skolledningen.

Din kompetens och erfarenhet

Krav

• Eftergymnasial utbildning som vi bedömer relevant för tjänsten.

• Erfarenhet av elevadministration, gärna inom vuxenutbildning, eller annan administration som vi bedömer likvärdig.

• Erfarenhet av att driva utvecklingsfrågor, till exempel att ta fram och införa nya rutiner, processer eller arbetssätt.

• Erfarenhet av att samordna arbete i en grupp eller ta en ledande roll i ett team.

• Mycket hög digital kompetens både när det gäller Office365 och olika databassystem samt hög förmåga att snabbt sätta dig in i nya system och verktyg.

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.

Meriterande

• Erfarenhet av agila eller iterativa arbetssätt, till exempel att testa, utvärdera och justera i korta cykler samt AI-implementering.

• Erfarenhet av att leda eller stötta administrativt förändringsarbete.

• Kunskap om styrdokument och regelverk inom vuxenutbildning

Personliga egenskaper

Du är nyfiken och har ett situationsanpassat förhållningssätt – där andra ser utmaningar ser du möjligheter och du provar gärna nya sätt att arbeta. Du har en hög självledarförmåga, tar initiativ, driver frågor framåt och kan samla dina kollegor kring gemensamma lösningar.

Du har en helhetssyn och kan växla mellan detaljnivån som administrationen kräver och ett bredare utvecklingsperspektiv. Du är kommunikativ, har god samarbetsförmåga och håller hög servicegrad i mötet med elever och kollegor.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

På arbetsmarknadsförvaltningen tillämpar vi individuell och differentierad lönesättning samt andra kollektivavtalsbärande principer enligt kollektivavtalet Huvudöverenskommelse (HÖK). Du kan läsa mer om vilka villkor detta innebär på SKR:s hemsida, skr.se.

På arbetsmarknadsförvaltningen så arbetar vi för att det ska vara lätt att utvecklas genom att byta enhet och arbetsplats. Det innebär att din anställning är i hela förvaltningen och att du kan komma att få nya uppdrag inom andra verksamheter där din kompetens behövs bäst.