Koordinator till Jubileumsparken och Trädgårdsföreningen

Om arbetsplatsen

På stadsmiljöförvaltningen arbetar cirka 1000 personer med ansvar för Göteborgs offentliga rum och samlade framkomlighet. Som en av stadens fyra stadsutvecklande förvaltningar bidrar vi till en hållbar stad. Följ oss på LinkedIn och Snapchat.

Nu söker vi en koordinator för Jubileumsparken och Trädgårdsföreningen, två av Göteborgs Stads tre bemannade stadsparker. Tillsammans med Slottsskogen är de besöksmål med ca 6 miljoner besökare varje år. Hos oss får du ett varierat jobb där service, samordning och administration möter människor, aktiviteter och gröna miljöer.

Trädgårdsföreningen rymmer höga kulturhistoriska värden, unika växtsamlingar, Palmhuset och Göteborgs Rosarium samt evenemang och aktiviteter. Jubileumsparken är en ny park under utveckling, med Hamnbadet och växtlighet inspirerad av hav och kust. Aktiveringen i Jubileumsparken drivs genom ett idéburet offentligt partnerskap mellan Göteborgs Stad och föreningen Passalen. Du bidrar till platser för rekreation, upplevelser och möten.

Arbetsuppgifter

Som koordinator har du en central roll i att hålla ihop parkernas administration, bokningar och informationsflöden. Du är en viktig länk mellan verksamheten och besökare, företagare och arrangörer. Med din förmåga att skapa struktur och samordna många delar bidrar du till att vardagen fungerar för både kollegor och dem vi är till för.

I uppdraget ingår bland annat att:

• Hantera markupplåtelser från första förfrågan och genom den administrativa processen
• Administrera uthyrning av lokaler från förfrågan och bokning till uppföljning och fakturering
• Vara en central kontakt för göteborgare, besökare, företagare, arrangörer och andra aktörer, genom att hantera synpunkter och frågor via telefon, e-post och ärendehanteringssystem
• Planera och samordna guidade visningar och själv guida vid behov
• Samordna bokningar, aktiviteter och andra verksamhetsfrågor
• Hantera löpande administration, såsom fakturor, beställningar, diarieföring, dokumentation och uppföljning
• Säkerställa att parkens kommunikation är korrekt, aktuellt och tillgänglig tillsammans med kommunikatörer
• Planera, samordna och följa upp parkvärdarnas arbete. Du har inget formellt personalansvar.

Du arbetar nära enhetschef, arbetsledare, förvaltare och planeringsledare för evenemang samt andra funktioner inom förvaltningen.

En viktig del av arbetet är att förena god service med omsorgen om parkerna och det offentliga uppdraget. Du hjälper besökare och arrangörer att förstå vad som är möjligt och lämpligt utifrån parkernas verksamhet, kulturhistoriska värden och övriga förutsättningar. Det innebär att hitta lösningar och vid behov hjälpa till att anpassa önskemål.

Du blir också en del av arbetsgruppen som planerar Palmhusets 150-årsjubileum 2028 och bidrar med samordning och administration inför denna särskilda händelse i parkens historia.

Arbetet kan vid behov innebära tjänstgöring på kvällar och helger i samband med evenemang och arrangemang.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Relevant högskoleutbildning inom exempelvis kulturvård, trädgård, landskapsarkitektur eller annat relevant område med koppling till parkmiljöer och kulturhistoriska värden
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete där du självständigt har strukturerat, prioriterat, följt upp och slutfört uppgifter
• Erfarenhet av samordnande arbete med många kontaktytor och parallella ärenden
• Erfarenhet från offentlig förvaltning och god förståelse för dess uppdrag och grundläggande principer
• Erfarenhet av professionellt bemötande och kommunikation med olika målgrupper
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och kommunicera på engelska, i både tal och skrift.

Meriterande: 

• Erfarenhet av ärendehantering, avtal, bokningar, markupplåtelser eller uthyrning
• Erfarenhet av administrativt arbete i verksamheter med många besökare, externa kontakter eller arrangörer
• Erfarenhet av planering och samordning av större evenemang, konferenser eller liknande verksamhet
• Erfarenhet från verksamheter med koppling till parker, trädgårdar, natur, kulturmiljö eller kulturhistoriskt värdefulla miljöer
• Erfarenhet av administrativa system för exempelvis fakturahantering, beställningar, diarieföring och dokumenthantering
• Kunskaper i ytterligare språk utöver svenska och engelska.

Som person behöver du:

Som person är du strukturerad och planerar, prioriterar och följer upp ditt arbete. Du samarbetar väl med kollegor, lyssnar och bidrar till det gemensamma uppdraget. Du är trygg i ditt bemötande och behåller lugnet även när tempot är högt eller önskemålen går isär. Med gott omdöme är du tydlig med vad som gäller, sätter gränser och säger nej när det behövs. Du är serviceinriktad och söker lösningar med förståelse för både besökarnas och verksamhetens behov. Välkommen med din ansökan!

Villkor

Tjänsten är ett vikariat på ett år med eventuell möjlighet till förlängning.

Vår arbetsplats fokuserar på utveckling, samarbete och mångfald och erbjuder bland annat flexibel arbetstid och andra förmåner för att främja balansen mellan arbete och privatliv. I Göteborgs Stad tillämpar vi individuell och differentierad lönesättning. Läs mer på: Lön, ersättningar och förmåner - Göteborgs Stad 

Att tänka på när du söker

I enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) ber vi dig att utelämna känsliga personuppgifter i din ansökan och vi tar endast emot ansökningar via annonsen.

Läs mer om hur stadsmiljöförvaltningen hantera dina personuppgifter på: www.goteborg.se/personuppgifterstadsmiljoforvaltningen

Om du blir slutkandidat kommer du att behöva:

• Uppvisa pass eller nationellt ID-kort.
• Styrka dina meriter genom t.ex., betyg eller intyg.