Kanslihandläggare med fokus på politiska beslutsprocesser

Vill du ha meningsfulla arbetsuppgifter som gör skillnad i människors liv? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!

Enheten för demokrati och kansli har ansvar för stöd till och samordning av kommunens politiska processer, för att säkerställa effektiv och säker informationshantering och god regelefterlevnad. Enheten ansvarar även för demokratiutvecklingsfrågor.

Vårt övergripande uppdrag är att vara en sammanhållande kraft i kommunens processer och bidra till en transparent och välfungerande styrkedja.

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker en kanslihandläggare som vill bidra till rättssäkra och välfungerande politiska beslutsprocesser i Botkyrka kommun.

Som kanslihandläggare har du ett kvalificerat och självständigt uppdrag inom kanslienheten. Du arbetar nära kommunens politiska beslutsprocesser och ansvarar för handläggning och samordning inom flera av kansliets ansvarsområden. En central del av rollen är att självständigt arbeta med och samordna underlag inför politiska beslut samt säkerställa att ärenden hanteras korrekt och enligt gällande regelverk.

Uppdraget omfattar även arbete med kommunens författningssamling, registratur och informationshantering. Du är en del av kommunens valorganisation och bidrar till det löpande arbetet mellan valen. Inför och under allmänna val får du egna delansvar för planering och genomförande, i nära samarbete med övriga medarbetare inom valorganisationen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:

• självständigt arbeta med och samordna ärenden och beslutsunderlag inför kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beredningsprocesser
• bidra till valorganisationens löpande arbete samt ansvara för delar av planeringen och genomförandet av allmänna val
• förvalta och hålla kommunens författningssamling uppdaterad
• utföra kvalificerade arbetsuppgifter inom kommunstyrelseförvaltningens registratur och informationshantering.

Som kanslihandläggare bidrar du även till att utveckla kansliets rutiner och arbetssätt för att skapa tydliga, effektiva och rättssäkra processer. Uppdraget innebär att du får ta eget ansvar, sätta dig in i nya frågeställningar och driva arbetet framåt inom flera av kansliets verksamhetsområden.

Vi erbjuder dig

Som kanslihandläggare blir du en del av kanslienheten, där vi är cirka 20 medarbetare med olika specialistkompetenser. Tillsammans ansvarar vi för registratur, arkiv och informationshantering, juridiskt stöd, politisk beredning, administrativt stöd samt genomförandet av allmänna val. I rollen samarbetar du nära kommunsekreterare, valsamordnare, registratorer och andra funktioner inom kommunen. Tillsammans arbetar ni för att säkerställa rättssäkra och välfungerande politiska och administrativa processer.

Hos oss får du ett varierat uppdrag med möjlighet att utveckla din kunskap inom kommunal förvaltning, ärendehantering och demokratiska processer. Du får ta ansvar inom flera områden och bidra med dina erfarenheter och perspektiv när vi tillsammans utvecklar verksamhetens arbetssätt och rutiner.

Du som söker till oss

Du har en akademisk examen inom statsvetenskap, juridik eller ett annat område som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Du har erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet med handläggning och administrativa beslutsprocesser.

Övriga krav för tjänsten:

• Erfarenhet av att självständigt skriva, bearbeta och kvalitetssäkra tjänsteskrivelser, rapporter, beslut eller andra formella underlag på svenska.
• Erfarenhet av att handlägga ärenden och sammanställa eller samordna information och underlag inför beslut.
• Erfarenhet av att registrera, uppdatera och kvalitetssäkra information i administrativa register eller verksamhetssystem.

Vi ser det som meriterande: 

• Erfarenhet av att utveckla eller effektivisera administrativa stödprocesser och rutiner.
• Erfarenhet av arbete i samband med allmänna val eller inom en valorganisation.
• Erfarenhet av politiskt styrd verksamhet och kommunala beslutsprocesser.
• Erfarenhet av registratur och informationshantering.
• Kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftning.
• Erfarenhet av arbete med författningssamlingar och styrande dokument.

Som kanslihandläggare är du strukturerad och trygg i ditt arbetssätt. Du planerar och organiserar dina arbetsuppgifter med noggrannhet och säkerställer att ärenden och beslutsunderlag hanteras korrekt och inom givna tidsramar. Du vågar ta dig an nya frågeställningar, även när förutsättningarna förändras eller du behöver sätta dig in i ett nytt område. Genom att självständigt söka information, ta initiativ och göra välgrundade bedömningar bidrar du till att arbetet drivs framåt med kvalitet och rättssäkerhet.

Du är också resultatorienterad och samarbetsorienterad. Du tar ansvar för att genomföra och följa upp dina uppgifter, både i det löpande beredningsarbetet och när du ansvarar för delar av planeringen och genomförandet av allmänna val. Du samarbetar nära kollegor och andra funktioner, delar relevant information och samordnar insatser för att nå gemensamma resultat. Genom tydlig kommunikation och ett professionellt bemötande bidrar du till ett välfungerande samarbete inom kansliet.

För tjänster på Kommunstyrelseförvaltningen i Botkyrka kommun kommer du som blivande medarbetare att genomgå en bakgrundskontroll.

Läs mer om bakgrundskontroller här: https://www.botkyrka.se/bakgrundskontroll